Voyages scolaires et éducatifs

Contrôles

Le professeur doit avoir reçu un dossier/carnet de voyage complet avant le séjour (programme, numéros d’urgence, plans d’accès, bons d’échange, listes passagers/familles hôtesses/allergies, titres de transports etc.).

Critères

• Contrat de voyage signé par le chef d’établissement
• Informations générales du séjour
• Dossier/carnet de voyage complet 10 jours avant le départ,
• Liste des passagers,
• Transmission de la liste des allergies aux prestataires

Interlocuteurs et documents de référence

• Consultation documentaire : contrat signé, dossier/carnet de voyage, e-mails envoyés, liste des passagers, aux prestataires
• Entretien avec le professeur et avec le responsable de l’hébergement collectif

Contrôles

L’organisme doit avoir fourni les assurances obligatoires et assurances facultatives.

Critères

• Responsabilité RCP de l’organisme sur le contrat
• Assurance facultative et assurance/garantie annulation optionnelle proposée par l’organisme

Interlocuteurs et documents de référence

• Consultation documentaire : contrat, brochure, devis

Contrôles

Le professeur organisateur doit pouvoir joindre l’organisme 24h/24h, 7 jours sur 7 pendant le séjour.

Critères

• Disponibilité de l’organisme 24/24h, 7/7 jours

Interlocuteurs et documents de référence

• Appel test, entretien avec le professeur

Contrôles

Le transporteur doit être déclaré et validé par les autorités compétentes.

Critères

• Enregistrement du transporteur au registre préfectoral de région ou au registre ministériel

Interlocuteurs et documents de référence

• Consultation documentaire : enregistrement de la déclaration

Contrôles

L’hébergement collectif doit disposer des agréments obligatoires, être conforme au descriptif envoyé au professeur, et offrir de bonnes conditions de confort.

Critères

• Autorisations et agréments de l’hébergement collectif en France
• Envoi d’un descriptif complet avant le départ
• Conformité de l’hébergement au descriptif
• Respect de la formule de repas choisie
• 1 lit individuel par participant

Interlocuteurs et documents de référence

• Consultation documentaire : agrément de l’hébergement, descriptif de l’hébergement, contrat, e-mails envoyés au prestataire
• Entretien avec le professeur et le responsable de l’hébergement collectif
• Visite de l’hébergement

Contrôles

L’hébergement en famille d’accueil doit être organisé de manière à offrir les meilleures conditions de confort et d’immersion aux participants, et respecter les engagements de l’organisme (repas, répartition des jeunes etc.).

Critères

• Envoi de la répartition des familles
• 3 élèves par famille
• Respect de la formule de repas
• Possibilité pour les parents de joindre leur enfant
• Accès à une salle de bain, des sanitaires, un lit individuel dans une chambre à coucher, un rangement individuel

Interlocuteurs et documents de référence

• Consultation documentaire : liste et répartition des familles d’accueil, contrat, e-mails envoyés au professeur
• Entretien avec le professeur, le responsable local, les familles d’accueil et des participants
• Visite de la famille

Contrôles

L’organisme doit effectuer un suivi qualité du séjour et communiquer sur la labellisation de L’Office et la présence de la Commission de conciliation.

Critères

• Transmission d’un questionnaire de satisfaction

Interlocuteurs et documents de référence

• Consultation documentaire : questionnaire de fin de séjour, courrier/e-mail d’accompagnement